新しく入社した会社で仕事を覚えるために最初に任された仕事が顧客や取引先相手の電話応対だった、というのは良くある話ですが、社会人経験のない新卒社員はビジネスフォンを見るのも触るのも初めてという人も多いでしょう。
ここでは最初に任された電話応対の仕事で慌てないためにも、ビジネスフォンの基本的な仕組みと使い方を解説します。
ビジネスフォンの主な機能と使い方
ビジネスフォンは一般の家庭にある電話機と比べてたくさんのボタンが付いていますが、どのメーカーの電話機でも以下の5つのボタンは共通で付いています。まずはこれらが何をするときに使うボタンなのか覚えておきましょう。
外に電話をかける（外線ボタン）
ビジネスフォンで外へ電話をかけるときは、一般の家庭用電話機とは少し違い、受話器を上げた後に「外線ボタン」を押してからダイヤルボタンをプッシュします。
外線ボタンはビジネスフォンの上部に10〜30個くらい並んでいるボタンで、契約している電話回線の数に応じて利用できるボタンの数は異なります。
内線通話をする（内線ボタン）
内線通話はビジネスフォンのメインの機能のひとつで、社内の別の電話機と通話するとき（＝内線電話をするとき）に使います。別のフロアや別の建物への電話であっても内線電話のネットワーク内であれば無料で通話することができます。
主装置に接続されているビジネスフォン電話機にはそれぞれ内線番号が割り振られているので、社員同士で通話したいときは受話器を揚げて内線ボタンを押してから相手の番号をプッシュすれば社員同士で通話することができます。
また、外線からの電話を別の内線電話機にまわすときはまず「保留ボタン」を押し、外線通話を保留にしてから転送先の内線番号をプッシュします。内線通話状態になるので、転送先の相手に用件を伝えて受話器を置くと、外線は転送先の相手に繋がります。
通話を保留する（保留ボタン）
保留ボタンはダイヤルボタンと同じく家庭用電話機にもついているボタンですが、ビジネスフォンでは非常に利用頻度の高いボタンです。メーカーや機種にもよりますが電話機の一番右下に付いていることがほとんどです。
主に外線からの電話を別の内線電話に転送するときに使われます。
使い方や設定がわからないときに役立つ主要メーカーのマニュアルまとめ
主要なビジネスフォンメーカーの電話機の使い方、操作マニュアルをまとめました。
NTTビジネスフォンのマニュアル
NTTのビジネスフォンの使い方はNTT東日本 Web116のサポート情報のコンテンツから製品名を検索して探すことができます。
サポート情報（ビジネス） | 通信機器トップ | NTT東日本 Web116.jp
NECビジネスフォンのマニュアル
日立ビジネスフォンの商品詳細や使い方については、日立の公式ウェブサイトのIPテレフォニー：日立情報通信エンジニアリングから探すことができます。
電話機操作マニュアル｜NEC
日立ビジネスフォンのマニュアル
日立ビジネスフォンの商品詳細や使い方については、日立の公式ウェブサイト探すことができます。
IPテレフォニー：日立情報通信エンジニアリング
岩通ビジネスフォンのマニュアル
岩通ビジネスフォンのマニュアルは公式サイトの右サイドバーにある取扱説明書のコンテンツからPDF形式でダウンロードすることができます。
取扱説明書｜情報通信機器｜岩崎通信機
ナカヨのビジネスフォンのマニュアル
ナカヨのビジネスフォンの使い方マニュアルは、公式サイトのサポート情報からPDF形式でダウンロードすることができます。
サポート情報｜ナカヨ電子サービス株式会社 NAKAYO
まとめ
新卒社会人にとってはビジネスフォンの使い方どころか電話応対自体が初めてという場合も多く、わけのわからないボタンがたくさんついた電話機で応対しろ転送しろ保留しろと言われても、どうすれば良いのかわからなくなるのも無理はありあません。
ただ、どのメーカーのビジネスフォンも基本的な操作方法は共通ですので、まずは今回紹介した基本的な使い方を覚えてから、詳しい機能を少しずつ覚えていけば良いでしょう。
